Persoonlijke effectiviteit – Vaker en makkelijker nee zeggen

Wie herkent het…. Ja zeggen terwijl je eigenlijk veel liever nee zou hebben gezegd? Zeker voor de pleasers, de helpers en de oplossers (en wie heeft er niet een beetje van deze in zich) is moeilijk nee kunnen zeggen een herkenbaar en terugkerend probleem.

Vaak botst nee zeggen in je interne systeem met je waarden, zoals behulpzaam zijn, of roept het de angst op om niet aardig gevonden te worden. Terwijl je anderen, die nee zeggen, veel positiever ziet. Vergeet daarom niet dat het andersom ook zo werkt, en ze jou dus ook positiever ervaren dan jij jezelf op die momenten ziet. Mensen die goed nee kunnen zeggen zijn namelijk vaak efficiënt, je kunt ervan op aan (want als ze ja zeggen dan doen ze wat ze beloven en nog op tijd ook), en ze worden vaak gewaardeerd op het werk omdat ze hun toegewezen taken goed doen. En een gezonde portie assertiviteit is eerder iets waar we jaloers op zijn dan dat we het iemand misgunnen.

Vandaag tips voor het makkelijker nee zeggen op het werk, terwijl ze je toch een fijne collega blijven vinden! Dat maakt het minder eng om te doen en zo kun je stapsgewijs oefenen met het nee zeggen.

Wat is jouw baan?

Zorg allereerst voor een heldere functieomschrijving, gemaakt door je leidinggevende of door jezelf. Zo weet je waar jouw focus hoort te liggen, wat tot je takenpakket behoort en wat zeker niet. Natuurlijk blijft er een grijs gebied, maar dat is zo wel een stuk kleiner geworden. Blijft er hierdoor een taak of verantwoordelijkheid liggen, dan kan die in overleg aan iemand worden toegewezen.

Verwachtingsmanagement

Het leven op kantoor wordt een stuk makkelijker als je vanaf het begin de juiste verwachtingen schept. Hierbij telt het werkelijke gedrag veel meer dan de intentie en eventuele goede bedoelingen. Zorg ervoor dat ze jou leren kennen als iemand die weet wat je wilt en hoe je je werk wilt inrichten, maar vooral als iemand die dat ook in de praktijk laat zien. Als je dat eerder niet hebt gedaan, begin er dan gewoon vandaag mee!

Waar zou het aapje moeten zitten?

Sommige mensen zijn er extreem goed in, het verplaatsen van hun aapjes (problemen) naar de schouders van collega’s. Komt er zo’n aapje langs, stel jezelf dan expliciet de vraag ‘is dit mijn probleem?’. Ik heb ooit een onzichtbaar briefje van iemand gekregen, moest het in mijn zak stoppen en hoorde toen pas dat de vraag ‘is dit mijn probleem?’ erop stond. Met de bedoeling om het dagelijks bij me te dragen. Doordat het met een soort trucje en ritueel gepaard ging, is het me lang bijgebleven.
Door deze eenvoudige vraag wordt het makkelijker om een simpel antwoord te geven. Namelijk ja. Of nee. Misschien wil jij ook zo’n briefje in je zak? Dan heb ik er hier eentje voor je.

Vraag door!

Een valkuil die ik vaak tegenkom is om bij een hulpvraag de klus helemaal over te nemen en zo veel meer te geven dan waar mensen eigenlijk om vragen. Vraag dus aan je collega/baas/klant, waar heb je precies hulp bij nodig? Of, wat wil je precies van me weten? Zo help je de ander uit te vinden waar het probleem precies ligt, en wat er nodig is om het op te lossen. Dat kan iets heel anders zijn dan waar je zelf aan dacht, en is eigenlijk altijd minder dan de volledige taak overnemen. Soms is zelfs het stellen van de vraag al voldoende om iemand verder te kunnen laten gaan. Bovendien heb je je collega zo verder geholpen in diens persoonlijke ontwikkeling, door reflectie te stimuleren.

Wijs de weg

Geef vervolgens duidelijke aanwijzingen hoe mensen verder kunnen, en check of ze er iets mee kunnen. Als het niet lukt kunnen ze bij je terugkomen en kun je ze nog een keer op weg helpen (meer leermomenten voor de ander). En lukt het echt niet, dan kun je het alsnog voor ze oplossen.

Verwijs door

Is er iemand bij wie dit aapje wel thuishoort in zijn takenpakket? Verwijs je collega door! Zo heb je toch geholpen, zonder er veel tijd aan kwijt te zijn.

Soms is uitstellen wel goed

Van uitstel komt afstel, en soms is dat wel goed! Vraag bijvoorbeeld om later op die dag terug te bellen of geef aan dat je wilt meedenken, maar pas over … dagen of weken tijd hebt. Dan blijkt vaak dat het probleem zichzelf oplost, en anders gebeurt het in ieder geval op een moment dat het jou uitkomt in plaats van dat het jouw planning in de war stuurt.
Bij lastigere vragen is uitstel om een andere reden goed. Als je aangeeft even over je antwoord na te willen denken (zeker ook als de baas het vraagt) geef je jezelf tijd en ruimte om je taken en tijd te overzien. Daarna weet je beter of je het wel of niet wilt en kunt doen en waarom.
Wil je het doen (goed voor je carrière, gewoon een superleuke taak, de kans om veel te leren, ….), en is het belangrijk voor de organisatie, dan is het laten vallen van een andere taak misschien ook een optie. Overleg met je leidinggevende wat er mogelijk is.

Een simpel nee

Deze had ook vooraan kunnen staan. Zeg ook gewoon eens ‘nee, dat kan ik niet doen’. Eventueel ‘nee, helaas, dan past niet bij mijn werk/agenda’. Praat vanuit de ik, ga niet in discussie over jouw redenen, geef geen excuses of smoesjes en voorkom beschuldigingen richting de ander. Wat dat betreft is het een relatie zoals thuis waarbij verwijten als ‘jij doet ook altijd…’ niet goed werken.

Ik hoop dat je met deze tips steeds iets makkelijker nee leert zeggen. En ik ben erg benieuwd naar de manieren waarop jij hebt geleerd om nee te zeggen. Laat je het weten? (Kan ook in een PB)

Wil je meer lezen?

Op Facebook kun je Sagitta Peters Loopbaan en burn-out coaching volgen om op de hoogte te blijven van blogs met inzichten, tips en ervaringsverhalen. Natuurlijk vind ik het ook leuk als je me volgt op LinkedIn!

Kom je er alleen niet uit?

Heb je een specifieke vraag over jouw effectiviteit, persoonlijke ontwikkeling of loopbaan? Of heb je last van stressklachten of een (bijna) burn-out? Ben je benieuwd hoe ik je hierbij kan helpen? Neem dan contact op om een kennismakingsgesprek te plannen. Zo’n gesprek is vrijblijvend en kosteloos en geeft je een idee hoe we met jouw vraag of doel aan de slag kunnen gaan. Je kunt daarna beslissen of je hiermee verder wilt.

Foto Makkelijker nee zeggen: Andy Tootell via Unsplash

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *